Implementar un ERP o CRM puede mejorar significativamente la gestión de una empresa. Sin embargo, incorporar tecnología sin revisar previamente los procesos puede provocar que los mismos problemas operativos se trasladen al nuevo sistema. Actividades duplicadas, aprobaciones innecesarias, responsabilidades poco claras y registros manuales pueden co...

Excel, el correo electrónico y WhatsApp son herramientas útiles para la operación de muchas empresas. El problema aparece cuando estas herramientas dejan de ser un apoyo y se convierten en la única manera de gestionar un proceso. Solicitudes que llegan por mensajes, aprobaciones por correo, información duplicada en hojas de cálculo y seguimientos m...

Cuando una empresa contrata una consultoría de procesos, no debería recibir únicamente flujogramas y procedimientos. El verdadero valor está en comprender cómo funciona actualmente la operación, identificar problemas y diseñar una forma de trabajo más eficiente. Por eso, antes de contratar una asesoría de procesos, es importante conocer qué entrega...

Una empresa puede aumentar sus ventas, clientes y personal y, aun así, comenzar a tener más problemas operativos. Aparecen retrasos, errores, sobrecarga de trabajo, aprobaciones pendientes y dependencia de determinadas personas. Muchas veces el problema no es el crecimiento. El problema es que los procesos que funcionaban para una empresa pequeña y...

Tener procedimientos, manuales y flujogramas no garantiza que los procesos funcionen correctamente. Una empresa puede tener una gran cantidad de documentación y, al mismo tiempo, presentar demoras, reprocesos, errores, responsabilidades poco claras y actividades que se ejecutan de manera diferente a lo establecido. El problema aparece cuando la doc...

  Aunque muchas veces se utilizan como sinónimos, p roceso y procedimiento no significan lo mismo. Comprender esta diferencia es importante para evitar organizaciones llenas de documentos que explican cómo realizar actividades, pero que no permiten visualizar cómo fluye realmente el trabajo entre áreas. En términos simples: El proceso muestra ...

Tener un proceso documentado no significa que esté funcionando correctamente. Un proceso puede tener procedimientos, responsables y flujogramas definidos y, aun así, presentar demoras, errores, reprocesos o costos elevados. Por eso, los indicadores de procesos permiten responder una pregunta fundamental:  ¿El proceso está logrando los resultad...

​ Muchas empresas conocen sus gastos generales, pero no necesariamente saben cuánto cuesta ejecutar un proceso . ¿Cuánto cuesta procesar una factura, gestionar una compra o atender un pedido? Calcular el costo de un proceso permite detectar actividades que consumen demasiados recursos, reprocesos, tareas manuales y otras ineficiencias que afectan l...

Copiar información entre sistemas, actualizar hojas de Excel, enviar correos de seguimiento, preparar reportes o solicitar aprobaciones manualmente son actividades comunes en muchas empresas. El problema aparece cuando estas tareas se repiten diariamente y terminan consumiendo una parte importante del tiempo del equipo. Mejorar los procesos adminis...

Realizar una toma física de inventarios puede convertirse en un desafío cuando la empresa no puede detener despachos, recepción de mercadería, ventas o movimientos internos. Cerrar completamente una bodega durante varios días no siempre es viable. Pero continuar operando sin controles durante el conteo también puede generar diferencias difíciles de...

Todo proceso puede presentar situaciones que impidan alcanzar el resultado esperado: errores, retrasos, información incompleta, pérdidas, incumplimientos o decisiones incorrectas. Por eso, levantar un proceso no debería limitarse a identificar qué actividades se realizan y quién las ejecuta. También es importante analizar: ¿Qué podría salir mal y q...

Cuando una empresa comienza a explorar la automatización o la inteligencia artificial, surge una pregunta importante: ¿Qué proceso deberíamos automatizar primero? La respuesta no debería depender únicamente de qué tecnología está disponible. Lo primero es identificar dónde la automatización puede generar un impacto real en tiempo, costos, errores y...

Cuando una empresa decide mejorar sus procesos, aparece una pregunta frecuente: ¿Por cuál empezamos? Compras tiene demoras, Finanzas mantiene actividades manuales, Comercial presenta reprocesos, Operaciones tiene cuellos de botella y algunos procesos dependen demasiado de determinadas personas. Intentar mejorar todo al mismo tiempo suele dispersar ...

"Solo ella sabe cómo hacerlo." "Cuando él está de vacaciones, tenemos que esperar." "Ese archivo únicamente lo maneja una persona." Estas frases pueden parecer normales dentro de una empresa, pero también pueden revelar un problema importante: el proceso depende de una persona y no de una forma de trabajo establecida. Cuando el conocimiento, los cr...

¿Tus clientes esperan demasiado por una respuesta? ¿Las solicitudes se acumulan siempre en la misma área? ¿Un proceso se detiene porque depende de una aprobación o de una sola persona? Es posible que exista un cuello de botella en tus procesos. Los cuellos de botella pueden generar demoras, acumulación de trabajo, incumplimiento de tiempos, reproce...

Cuando una empresa quiere mejorar su operació n, primero necesita entender cómo funcionan realmente sus procesos . Aquí aparecen dos conceptos frecuentes: BPMN y Bizagi. Aunque suelen utilizarse juntos, no son lo mismo. BPMN (Business Process Model and Notation) es una notación gráfica para representar procesos de negocio. Bizagi es una herramienta...

Un buen flujograma no comienza en Bizagi ni frente a una computadora. Comienza conversando con las personas que conocen y ejecutan el proceso. El levantamiento de procesos permite comprender cómo funciona realmente una organización, identificar responsables, actividades, decisiones, documentos, sistemas y problemas operativos para posteriormente re...

"Este proceso demora demasiado" es una frase frecuente en muchas organizaciones. El problema aparece cuando nadie puede responder con precisión: ¿cuánto demora?, ¿qué actividad consume más tiempo?, ¿dónde se detiene el proceso?, ¿cuánto tiempo se trabaja realmente y cuánto se pasa esperando? Para mejorar un proceso no basta con percibir que es lent...

Reducir costos no siempre significa recortar personal, renegociar con proveedores o disminuir inversiones. En muchas organizaciones, una parte importante de los costos se encuentra escondida dentro de los propios procesos: reprocesos, tiempos de espera, actividades duplicadas, controles innecesarios, errores, tareas manuales y falta de coordinación...

​ Si una empresa está implementando ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 u otro sistema de gestión , es común que surja una duda: ¿una auditoría interna es lo mismo que una auditoría de certificación? No. Aunque ambas evalúan el sistema de gestión frente a determinados criterios, tienen propósitos, responsables y resultados diferentes. Entender la difere...