Procesos vs. procedimientos: diferencias y cómo se relacionan

Un proceso es un conjunto de actividades relacionadas que transforma entradas en resultados.

Por ejemplo, un proceso de compras podría incluir:

Solicitud → revisión → cotización → selección → aprobación → compra → recepción.

En este flujo pueden participar diferentes áreas y responsables.

Cuando realizamos un levantamiento de procesos, buscamos entender precisamente estas interacciones: dónde comienza el proceso, qué actividades existen, quién las ejecuta, qué decisiones se toman y cuál es el resultado esperado.

Un procedimiento describe con mayor detalle cómo debe ejecutarse una actividad o conjunto de actividades.

Por ejemplo, dentro del proceso de compras podría existir un procedimiento para:

seleccionar y evaluar proveedores.

Este documento puede establecer responsables, criterios, pasos, registros y controles necesarios para realizar correctamente esa actividad.

Por lo tanto, el procedimiento aporta un nivel de detalle que normalmente no debería colocarse completamente dentro de un flujograma.

Podemos verlo de esta manera:

PROCESO: muestra el flujo de trabajo de principio a fin.

PROCEDIMIENTO: explica cómo ejecutar determinadas actividades dentro de ese flujo.

Por ejemplo:

Proceso: Gestión de compras.

Actividad: Seleccionar proveedor.

Procedimiento: establece cómo solicitar cotizaciones, comparar ofertas, aplicar criterios de evaluación y aprobar al proveedor seleccionado.

Ambos elementos se complementan.

No necesariamente. Uno de los errores frecuentes en la documentación empresarial es crear procedimientos para absolutamente todo.

La necesidad de documentar debería evaluarse considerando factores como:

• complejidad de la actividad;
• riesgos asociados;
• necesidad de estandarización;
• conocimiento requerido;
• frecuencia de ejecución;
• requisitos legales, contractuales o del sistema de gestión.

Una actividad sencilla y conocida por todos podría no requerir un procedimiento extenso.

Antes de comenzar a redactar procedimientos, es recomendable comprender cómo funciona la operación.

Una consultoría de procesos puede comenzar con el levantamiento AS-IS, identificando actividades, responsables, decisiones, documentos, sistemas, riesgos y controles.

Después podemos determinar qué información realmente necesita documentarse.

La secuencia podría ser:

LEVANTAR → ANALIZAR → MEJORAR → ESTANDARIZAR → DOCUMENTAR

Esto evita documentar procesos ineficientes que posteriormente deberán modificarse.

Una vez analizado el proceso actual, puede diseñarse el TO-BE y definir la documentación que realmente necesita la organización.

Dependiendo del caso, pueden requerirse:

flujogramas, procedimientos, instructivos, formatos, matrices, indicadores o registros.

El objetivo no debería ser producir documentos.

Debe ser conseguir que las personas comprendan qué deben hacer, cómo hacerlo y qué resultado deben generar.

En KONEGGUI brindamos servicios de consultoría, asesoría, levantamiento, documentación y mejora de procesos.

Analizamos la situación AS-IS, identificamos oportunidades de mejora, diseñamos procesos TO-BE y ayudamos a definir la documentación necesaria para estandarizar la operación.

Porque una empresa no necesita más documentos.

Necesita procesos claros y documentación que realmente ayude a ejecutarlos.

Conversemos y evaluemos cómo levantar, mejorar y estandarizar tus procesos.