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Salomé Padilla
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Cómo calcular el costo de un proceso y detectar ineficiencias
Muchas empresas conocen sus gastos generales, pero no necesariamente saben cuánto cuesta ejecutar un proceso.
¿Cuánto cuesta procesar una factura, gestionar una compra o atender un pedido?
Calcular el costo de un proceso permite detectar actividades que consumen demasiados recursos, reprocesos, tareas manuales y otras ineficiencias que afectan la productividad.
El primer paso es realizar un levantamiento AS-IS para identificar actividades, responsables, tiempos y recursos utilizados.
Después pueden analizarse costos relacionados con:
- tiempo del personal;
- sistemas y herramientas;
- materiales y recursos;
- servicios externos;
- errores y reprocesos.
Por ejemplo, si una actividad requiere 30 minutos y el costo de la persona que la ejecuta es de USD 20 por hora:
0,5 horas × USD 20 = USD 10 por actividad
Si se realiza 500 veces al mes:
USD 10 × 500 = USD 5.000 mensuales
Una actividad aparentemente pequeña puede representar un costo importante cuando se ejecuta cientos de veces.
Una consultoría de procesos puede ayudar a detectar situaciones como:
Reprocesos: actividades que deben repetirse por errores.
Duplicidades: diferentes personas registran o revisan la misma información.
Tareas manuales: información que se copia entre correos, Excel y sistemas.
Aprobaciones innecesarias: controles que generan tiempo sin aportar suficiente valor.
Tiempos de espera: solicitudes que permanecen detenidas durante horas o días.
El objetivo no es únicamente calcular cuánto cuesta el proceso, sino identificar por qué cuesta lo que cuesta.
Una vez identificadas las ineficiencias, puede diseñarse un proceso TO-BE más eficiente.
Por ejemplo:
AS-IS: registro manual → revisión → corrección → aprobación → nuevo registro.
TO-BE: registro único → validación → aprobación → actualización automática.
Después podemos comparar el costo actual con el proceso mejorado y estimar el impacto económico de los cambios.
En KONEGGUI brindamos servicios de consultoría, asesoría, levantamiento y mejora de procesos para identificar reprocesos, tareas manuales, cuellos de botella y oportunidades de optimización y automatización.
Porque la pregunta no es solamente cuánto cuesta ejecutar un proceso.
También debemos preguntarnos cuánto nos cuesta hacerlo de manera ineficiente.
¿Sabes cuánto cuestan realmente tus procesos?Conversemos e identifiquemos oportunidades para reducir costos y mejorar la eficiencia de tu operación.
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