6 Consejos para planificar la toma física de inventarios de fin de año

Desde registros contables completos hasta niveles de existencias en los que puede confiar, los registros de inventario precisos son vitales para el éxito y la rentabilidad de su empresa. La precisión de los datos de su inventario afecta directamente los niveles de existencias, el servicio al cliente, la disuasión por robo de empleados y más. Para mantener la precisión, muchas empresas realizan una auditoría de inventario anual.

Temido por la mayoría, la toma física del inventario físico anual tienden a evocar recuerdos de largas horas pasadas en almacenes insoportablemente fríos o insoportables tratando de contar hasta el último artículo en stock. Afortunadamente, gran parte del dolor dentro de este proceso se puede evitar simplemente planificando con anticipación y hemos enumerado seis consejos a continuación para ayudarlo.

Con la precisión como objetivo, el conteo anual solo será exitoso si se hace correctamente. Los siguientes 6 consejos de planificación previa lo ayudarán a garantizar un proceso fluido y un resultado final preciso. ¡Hacer la cantidad adecuada de planificación previa lo ayudará a racionalizar este tedioso proceso y alcanzar el resultado final deseado de datos de inventario precisos que garantizarán mayores niveles de servicio al cliente y éxito a largo plazo!

Elija una fecha​

1. El mejor momento para realizar un inventario físico es cuando está cerrado el negocio, ya que hará que su recuento sea más preciso. Si esto no es posible, elija un día o una hora del día en que los negocios tienden a ser lentos y los niveles de inventario estén en su punto más bajo.
2. Evite hacer inventario en los días en que los empleados puedan distraerse, esto incluye justo antes o después de un gran feriado.
3. Reserve la fecha y notifique a los miembros del personal lo antes posible.

Selecciona un método​

1. Lectores de códigos de barras. Esta es, con mucho, la forma más fácil y precisa de realizar la toma física del​ inventario. Si bien se requiere una inversión inicial para comprar dispositivos de código de barras portátiles e implementar la tecnología, muchas compañías ven un ROI en menos de 18 meses. La tecnología de código de barras puede ayudarlo a reducir el tiempo de recuento físico y los recursos en un 75% al 80%. Esto significa que la toma física del​ inventario que anteriormente llevaba una semana a puerta cerrada ahora se puede completar en cuestión de horas. Este método elimina la necesidad de equipos de dos hombres y en su lugar permite que solo una persona con una computadora de mano cuente una sección completa de su almacén. Además, elimina la entrada manual de datos y los errores administrativos porque los recuentos se pueden descargar directamente desde los lectores de códigos de barras a su computadora. Si su sistema de software admite tecnología de código de barras.
2. Tarjetas de Conteo. Tanto las tarjetas de índice simples como las hojas de copia al carbón que denotan el producto y la ubicación del contenedor, las tarjetas de conteo deben numerarse secuencialmente y colocarse en estantes o en contenedores justo antes del comienzo del conteo físico. Este método es organizado y rápido (para un proceso manual), porque los contadores pueden ir ubicación por ubicación contando y registrando inventario. La opción de copia al carbón es ideal porque una vez que se completa el inventario, puede dejar una copia con la mercancía y enviar la otra a su departamento de contabilidad. Si elige usar tarjetas de conteo, puede resultarle útil proporcionar a las tarjetas de conteo colores suplementarios que se puedan usar para registrar mercancías extraviadas que luego pueden ubicarse fácilmente y trasladarse a su ubicación adecuada.
3. Hojas de Conteo. Este es el método más barato para realizar una toma física de inventario, pero también es el menos preciso y consume más tiempo. Las hojas de recuento son listas preimpresas de inventario extraídas del sistema informático de su empresa. Generalmente, aquellos que usan este método designan dos equipos de hombres (con al menos un empleado experimentado por equipo) y les asignan diferentes secciones del almacén. El miembro del equipo más experimentado debe hacer el recuento, mientras que el novato debe estar a cargo del registro. Los miembros del personal luego encuentran, cuentan y comparan la mercancía disponible con los números registrados en la lista.

Compra de suministros

Dependiendo del método que elija, querrá asegurarse de tener a mano todos los suministros necesarios para completar su inventario de fin de año. Esto puede incluir sacapuntas, lápices con borradores, fichas blancas / colores, lectores de códigos de barras, portapapeles y más. 

Comunicarse con los miembros del personal​

Es crucial que se reúna con los miembros del personal con anticipación para explicar el método elegido y el proceso de conteo de inventario. Si le preocupa el fraude interno, puede considerar programar contadores en áreas diferentes de las que normalmente funcionan. Esto ayudará a frustrar cualquier 'encubrimiento de robo' que pueda mantener su inventario inexacto. 

Organizar antes de contar​

Esta es quizás una de las partes más importantes del proceso de planificación previa. Lo más cerca posible de la fecha de conteo físico seleccionada, haga que su personal pase por su almacén y coloque todo en su lugar correcto. Además, debe tener una ubicación designada donde se puedan colocar los artículos dañados u obsoletos encontrados durante el proceso de limpieza, para que la gerencia pueda manejar adecuadamente.

Varias copias de seguridad​

Solo para estar seguro, siempre es una buena idea crear una copia de seguridad de su base de datos antes de comenzar la toma física del inventario, nuevamente antes de aplicar los cambios en la toma física del inventario físico, y una tercera vez después de que se hayan implementado los cambios.

Para muchas empresas, el "conteo físico" se acerca rápidamente una vez al año. Este es el momento ideal para comenzar a implementar una solución de código de barras automatizada para agilizar este proceso. Póngase en contacto con Bob en PositiveVision hoy para obtener más información.