10 Consejos a la hora de realizar la Toma Física del Inventario

Cualquier proceso se lo realiza mejor cuando se lo gestiona con suficiente tiempo de preparación. Esto no es algo nuevo. Debido a la magnitud de la toma física del inventario físico, algunas cosas deben planificarse con anticipación. Por lo que se presenta algunos cosas que se debe considerar:

1. Hacer un mapa de la bodega de las instalaciones.

El uso de este mapa como ayuda visual hace que el conteo parezca menos desalentador y proporciona una ruta de navegación a áreas específicas que pueden necesitar más atención que otras, como un área de productos dañados.

2. Comprar los suministros necesarios.

Si no está imprimiendo etiquetas de código de barras desde un software de inventario, considere usar etiquetas de inventario para marcar qué artículos se cuentan y cuántas veces se han contado. Si usa bolígrafo y papel, compre suficientes lapiceros, marcadores o lápices de respaldo para que dure el tiempo de conteo. Comprar algunos portapapeles para facilitar la escritura tampoco es una mala idea. En ciertas áreas, los taburetes, escaleras, máscaras y / o guantes de plástico pueden ser apropiados. ¡Mas vale prevenir que lamentar! 

3. Planificar la fecha de conteo por adelantado.

Dado que la toma física del inventario puede demorar hasta un día hábil completo, es preferible elegir un día que generalmente no esté ocupado. Elija un día que pueda predecir con confianza que será relativamente tranquilo, o incluso cierre la tienda o negocio por ese día. En cualquier caso, informe a su personal y clientes con anticipación para que tengan tiempo de prepararse. También informe a los proveedores que no aceptará entregas durante los días del conteo. 

4. Decide quién contará.

Nuevamente, avise a su personal sobre quién contará para que puedan ajustar su horario. El personal encargado de la toma física del inventario deben estar en pares, ni más ni menos. Una persona se encarga de contar y la otra para registrar los datos. También es aconsejable asignar un supervisor para controlar la precisión del conteo. Si ciertas áreas no se cuentan correctamente, deben volverse a contar. 

5. Revise el proceso de conteo con los encargados del conteo.

 Repase qué contadores de datos deberían estar registrando y qué áreas deberían cubrir o no cubrir.

6. Distinga qué cosas incorporar o excluir en el recuento.

Si es posible, maneje y registre el inventario antes de que comience el conteo, como devoluciones y recibos. No debe haber ningún movimiento durante un conteo físico de inventario. Si recibe una entrega durante un conteo, déjelo a un lado y márquelo para más adelante.

7. Poner en orden el almacén de las instalaciones.

 El conteo se hará mucho más fácil si las áreas de almacén o las instalación donde se almacena la mercadería están libres y limpias de escombros. Asegúrese de que no haya áreas peligrosas posibles como pisos mojados o inventario colgando en los estantes. No haga que el proceso sea más estresante para los contadores de lo que debe ser.

8. Organizar el inventario de antemano.

Organice las cosas antes del conteo para que puedan contarse de manera efectiva. Asegúrese de que el inventario esté claramente etiquetado para ser contado o no, y asegúrese de que cada artículo tenga un SKU o código de barras. 

9. Áreas que deben ser contadas.

• Envíos pendientes que han sido embalados, pero no enviados
• Stock asignado para producción
• Recibos recibidos de proveedores antes de la fecha límite de un recuento
• Inventario dejado en el piso del almacén de producción 

10. Áreas que NO deben ser contadas.

 Algunas áreas que no deben contarse y se consideran discrepantes incluyen:

• Recibos de proveedores después de la fecha límite de un recuento
• Robo
• Recibos de proveedores que minimizan las cuentas por pagar
• Envíos expedidos sin facturas