Transición hacia ISO 9001:2015: 6 pasos clave

En septiembre de 2015 se publicó una revisión de la norma ISO 9001 sobre gestión de la calidad. Las organizaciones que se certificaron en la edición 2008 deben emprender el proceso de transición hacia ISO 9001:2015, realizar las adecuaciones necesarias y aprobar la auditoría de certificación antes del 15 de septiembre de 2018.

El plazo para la transición hacia ISO 9001:2015 se agota, y las organizaciones que aún no han iniciado los trabajos de adecuación tienen por delante una carrera contra reloj. Después del plazo fijado, todos los certificados en la versión 2008 perderán su validez.

 Entonces, conocer los pasos clave para realizar la transición hacia ISO 9001:20015 facilita la elaboración de una hoja de ruta que acelere el trabajo y permita lograr el objetivo a tiempo. A continuación, ofrecemos una guía con los 6 pasos clave que deben tener en cuenta los profesionales de la calidad para cumplir con los requisitos del nuevo estándar.

6 Pasos clave para realizar la transición hacia ISO 9001:2015

Gran parte de la labor implica identificar las brechas de cumplimiento. No es necesario cambiar lo que ha funcionado bien hasta ahora. Tampoco es prudente realizar cambios que solo pretenden complacer a un auditor. El auditor debe establecer si el sistema de gestión cumple o no, considerando un parámetro único, que no puede ser otro que los requisitos de ISO 9001:2015.

Muchos de los cambios en ISO 9001:2015 son apenas de carácter semántico. Puede haber palabras nuevas que no impliquen necesariamente requisitos nuevos. ¿Cómo identificarlos? Nuestro primer paso clave nos lo indica:

1) Formación, capacitación, entrenamiento para la transición hacia ISO 9001:2015

Para que podamos planear y dimensionar el esfuerzo y los recursos necesarios para efectuar la transición hacia ISO 9001:2015 es necesario conocer el texto, los requisitos, los cambios y las "intimidades" de la norma. Los requisitos deben ser entendidos y comprendidos, al menos por el equipo responsable de la migración.

Elegir un programa de capacitación que aporte las herramientas, los conocimientos y las competencias necesarias para obtener la certificación, garantiza el éxito del proyecto.

2) Identificación de las brechas de cumplimiento

Debidamente entrenado, el equipo de trabajo debe realizar un análisis de brechas de cumplimiento (GAP), que deben ser subsanadas para atender a los nuevos requisitos. Es muy importante el discernimiento de ese equipo en lo referente a la no obligatoriedad de crear nuevas prácticas en la organización para atender los nuevos requisitos.

ISO 9001:2015 elevó su nivel de gestión, y ahora pasó a exigir, por ejemplo, requisitos relacionados con el análisis del contexto y con el enfoque basado en riesgo. Estos temas ya pueden estar incorporados en la organización y solo necesitan ser integrados al sistema. De hecho, un buen número de organizaciones encontrará que solo requiere integrar prácticas de gestión que ya eran de uso cotidiano antes de iniciar la transición hacia ISO 9001:2015.

3) Actualizar el Sistema de Gestión de Calidad para cumplir con los requisitos de la versión 2015

Identificadas las brechas de cumplimiento, es necesario relacionar las prácticas que deben ser integradas, adecuadas o implementadas, de modo que el sistema de gestión de la organización atienda todos los requisitos normativos.

Cada nivel de adecuación involucra a representantes de todos los equipos que impactan, son impactados o desarrollan actividades en los procesos que están siendo revisados y adecuados. Involucrar a un buen número de trabajadores hace de la adecuación un proceso adherente, que genera compromiso y promueve la cultura de calidad.

4) Actualizar la documentación

Actualizar la documentación ISO 9001 es el paso más grande en el proceso de transición hacia ISO 9001:2015. Indicamos a continuación, las cláusulas y el requisito respectivo que requieren procedimientos y documentos completamente nuevos:

4.1 Comprender la organización y su contexto.

4.2 Comprender expectativas y necesidades de partes interesadas.

4.4 El Sistema y sus procesos.

5.1 Liderazgo y compromiso.

6.1 Abordar riesgos y oportunidades.

6.3 Planificación de los cambios.

7.1.6 Conocimiento organizacional.

5) Implementar los cambios y verificar el SGC

Implementar cambios es relativamente fácil. Verificar la efectividad del Sistema tras la implementación puede ser un poco más difícil. Será necesario realizar auditorías internas para verificar el cumplimiento de todos los requisitos antes de solicitar la auditoría de certificación.

Si la organización cuenta con un equipo de auditores internos propios, es preciso asegurar que estos profesionales reciban la adecuada formación en la nueva versión de la norma. Es posible que se requieran dos o tres auditorías internas antes de alcanzar el nivel de cumplimiento requerido.

6) La auditoría de certificación

El paso final. Ya no hay lugar para el error. El auditor externo enfocará su atención hacia los requisitos nuevos y modificados. Al igual que en otras auditorías, la organización tendrá la oportunidad de abordar todas las no conformidades a través de acciones correctivas.

Una vez que el auditor esté satisfecho, la certificación ISO 9001 se actualizará a la nueva ISO 9001:2015, y el proceso de transición hacia ISO 9001:2015 habrá concluido.

Fuente: Escuela Europea de Excelencia

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