Cómo implementar inventarios cíclicos para mantener el control continuo.

Los inventarios cíclicos permiten un control permanente de los activos y una respuesta ágil ante desviaciones en la cadena de suministro.

En los sistemas de gestión de la cadena de suministro, la precisión de los inventarios es un factor determinante para la eficiencia operativa, la planificación de la demanda y la seguridad logística. La norma ISO 28001 establece directrices para fortalecer el control y la trazabilidad dentro de la cadena, y una de las herramientas más efectivas para cumplir con este objetivo es la implementación de inventarios cíclicos.

A diferencia del inventario general, que se realiza una o dos veces al año y suele interrumpir las operaciones, el inventario cíclico se basa en revisiones periódicas y planificadas de pequeños grupos de productos, permitiendo un control continuo, menos invasivo y más preciso.

¿Qué es un inventario cíclico y por qué implementarlo?

El inventario cíclico consiste en la verificación frecuente de una muestra representativa de los artículos del almacén, según criterios como rotación, valor o criticidad. En lugar de esperar al cierre anual, se realiza una toma parcial de conteo de manera programada, garantizando que la información del sistema coincida con la realidad física.

Implementarlo aporta beneficios tangibles:

• Actualización constante de registros.
  
  
• Detección temprana de errores y pérdidas.
  
  
• Reducción de interrupciones operativas.
  
  
• Mayor confiabilidad de la información para la toma de decisiones.
  
  
• Cumplimiento de normas internacionales sobre control y trazabilidad.

Pasos para implementar un programa de inventarios cíclicos

1. Clasificación de los productos

Se debe aplicar una metodología de priorización, como el análisis ABC, que clasifica los ítems según su valor o rotación. Los artículos tipo A (de mayor impacto económico o logístico) deben verificarse con mayor frecuencia.

2. Definición del calendario de conteos

Se establece un plan de conteo periódico, que puede ser diario, semanal o mensual, según el tamaño del inventario. Este calendario debe cubrir todos los productos al menos una vez al año.

3. Asignación de responsabilidades y procedimientos

El proceso debe estar documentado, con roles definidos para quienes realizan el conteo, validan resultados y registran las diferencias. Es recomendable utilizar formatos estandarizados y mantener la trazabilidad de cada revisión.

4. Uso de herramientas tecnológicas

El apoyo de sistemas ERP o aplicaciones de gestión de inventarios permite capturar datos en tiempo real mediante lectores de código de barras o dispositivos móviles, reduciendo errores humanos y acelerando el proceso.

5. Análisis de diferencias y acciones correctivas

Las variaciones detectadas deben analizarse para determinar sus causas (errores de registro, movimientos no reportados, pérdidas o deterioro). A partir de ello, se implementan acciones correctivas para evitar recurrencias.

Integración con el sistema ISO 28001

En el marco de la ISO 28001, los inventarios cíclicos se alinean con el enfoque de gestión del riesgo y control de la cadena de suministro. Un inventario bien gestionado no solo asegura disponibilidad y eficiencia, sino que también fortalece la seguridad logística, al reducir las brechas de control y prevenir posibles pérdidas o desvíos.

Conclusiones

Implementar inventarios cíclicos es una estrategia inteligente para mantener el control continuo de los activos dentro de la cadena de suministro. Al integrar esta práctica con los principios de la ISO 28001, las organizaciones logran mejorar su trazabilidad, garantizar la confiabilidad de sus datos y fortalecer la seguridad de sus operaciones, sin necesidad de detener la productividad.