Toma Física de Inventarios vs Inventario Cíclico: Pros y Contras

Desde una perspectiva convencional, puede definirse como inventarios a cada una de las mercaderías tangibles que tienen disponibles para la venta de parte del negocio o aquellas que serán usados para la producción de otros productos o servicios con la finalidad de ser vendidos.

Desde una perspectiva convencional, puede definirse como inventarios a cada una de las mercaderías tangibles que tienen disponibles para la venta de parte del negocio o aquellas que serán usados para la producción de otros productos o servicios con la finalidad de ser vendidos.

• Materia prima
• Productos en proceso (WIP - por sus iniciales en inglés Work In Process)
  
• Artículos terminados o productos disponibles para la venta
  
• Materiales, repuestos y accesorios para ser devorados consumidos en el proceso de producción, ya sea por el proceso en sí o por los equipos que lo utilizan.

 INVENTARIO CÍCLICO​

El Inventario cíclico es una estrategia de conteo y control donde el inventario se verifican en períodos intermedios regulares durante el ejercicio fiscal. Estos intervalos (o ciclos) se basan en el indicador de stock cíclico establecido en los materiales, es decir, cada dos meses, trimestralmente, por cuartos fiscales, etc.

El inventario cíclico permite que los artículos de alta rotación se puedan contar más a menudo que los artículos obsoletas.

El fundamento de toda organización empresarial es la compra y venta de mercaderías o servicios; allí reside la importancia de la buena administración del inventario lo cual permitirá al negocio mantener el control de sus procedimientos, compras y entregas de manera oportuna y de esta manera conocer al final del periodo contable la condición financiera de la organización.

Cada uno de los artículos que deben incorporarse al inventario cíclico deben ser clasificados, utilizando un indicador que se utiliza para agruparlos en diferentes categorías (normalmente A, B y C). Para cada categoría se definen los intervalos de tiempo de recuento.

Cuando el ciclo de cada categoría haya finalizado, se realizará el conteo de los materiales considerados dentro del grupo, registrando el stock real en una ficha de registro, contrastando con la existencia teórica y haciendo las modificaciones contables y en cantidad. La ecuación mas usada del inventario cíclico es:

Inventario de clasificación cíclica = Fecha del último inventario de Categoría + intervalo predefinido de Categoría.

​INVENTARIO FÍSICO

Sin embargo, el inventario comprende las partidas del activo corriente que están disponibles para la venta, es decir, toda mercadería que posee una organización en un almacén y que se estima al costo de adquisición y cuya finalidad es para actividades productivas o para la venta. Este tipo de partidas generalmente se denominan Inventario físico, ya que se estima mediante una medición física o palpable de lo que está disponible en la organización.

El inventario físico se toma, casi siempre al cierre del periodo fiscal de la empresa, para efectos de balance contable. En ese caso, el inventario se forma en toda la empresa; ya sea por almacén, o por secciones, dentro del almacén u otros.

El inventario físico es muy importante por las razones por lo siguiente:

• Le permite verificar las variaciones entre los registros de existencias y las existencias físicas (cantidad real en existencia).
• Le permite verificar las variaciones entre las existencias contables físicas, en valores monetarios.
• Proporciona la aproximación del valor total de los inventarios (contabilidad), para objeto de balances, cuando el inventario se hace cerca del cierre del ejercicio fiscal.

• El inventario físico cumple con los requisitos fiscales, ya que deben plasmarse en el libro de inventario, según la legislación.
• El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, como regla general, la presencia del material y la estimación de la utilización real.

​PROS Y CONTRAS

Si bien la toma física del inventario permite actualizar las existencias reales de las cantidades de materiales existentes en el control de la organización una vez al año con el objetivo final del cierre y apertura fiscal, el inventario cíclico permite conocer los stocks y variedades de los artículos más importantes, de mayor gasto o movimiento en el negocio y en este sentido realizar los ajustes necesarios preparando el terreno para un inventario físico más preciso mientras se proporcionan información para la toma de decisiones en menor tiempo, dando el estado financiero con respecto a los materiales requeridos por los procesos de la organización o destinados a la compra-venta.