10 Recomendaciones para evitar que la toma física del inventario sea un fracaso

La oportunidad de hacer un inventario comienza semanas e incluso mucho tiempo antes de su toma física, particularmente con respecto al último inventario de cada año. Realizar el inventario no es un impulso para conocer el stock de un almacén, sin embargo, es un trabajo diseñado que necesita ser planificación y orden. A continuación, podrá descubrir 10 consejos básicos para evitar que la toma física del inventario sea un fracaso:

1. Separe sus existencias

Es necesario contar con áreas específicas para cada tipo de inventario: materia prima, mercancía en proceso y mercancía terminada. Antes de continuar el plan de conteo, confirme que cada artículo esté dentro del almacén que le corresponde.

2. Clasifique y ordene sus existencias por tipo de artículo

A modo de ejemplo, en un almacén de materias primas de una organización que produce calzado, se debe determinar áreas específicas para pieles, suelas, pegamentos, etc. Debe tenerse en cuenta que el almacenamiento de mercancías volátiles, inflamables y/o peligrosas debe ser realizado por personal calificado que garantice su tratamiento correcto. En este punto, debe realizar 2 actividades que son de gran importancia: verificar que la mercancía esté terminada, obsoleta y/o rota y verificar que los paquetes contienen lo que dicen contener y no son cajas vacías. Una vez que se realizan estas tareas, se debe consultar a los administradores y/o asesores contables de la empresa sobre qué tratamiento administrativo y legal se les da a esas pérdidas de inventario. 

3. Agrupar artículos similares

Cuando el producto se clasifica por tipo de artículo, se debe analizar cada artículo en específico, confirmando que no se agrupen diferentes items y que no hay artículos dispersos en diferentes áreas.

4. Establecer las unidades y la metodología de conteo

Esta perspectiva que parece ser tan clara algunas veces tiene sus enredos o puede ser vista por ópticas completamente diferentes. Lo importante es decidir una unidad uniforme y consistente de medida, para evitar que un individuo cuente litros y otros galones, para un mismo artículo, o que una grupo "utilice" ocho horas para contar un rubro que no tiene tanta relevancia. Se debe contemplar que cada artículo se debe contar con un objetivo particular en mente, respetando en la medida de lo posible, las unidades definidas por el fabricante o hacer otras que sean apropiadas para cada caso.

5. Comprobar los artículos devueltos o no confirmados

Numerosas organizaciones tienen zonas explícitas en las que mantienen "en espera" devoluciones de clientes o compras no verificadas antes de colocarlas en el almacén correspondiente. Compruebe que esta zona no esté llena y que no haya elementos pendientes para incorporar en los estantes que correspondan.

6. Verificar movimientos internos y entregas pendientes

Los movimientos internos de insumos, al igual que la venta de la mercancía final a los clientes, deben descartarse un mínimo de 2 días antes del conteo, verificando que no haya nada en tránsito entre los departamentos o ventas sin entregar. 

7. Utilizar etiquetas de conteo o implementar lectores de código de barra

Cuando haya ordenado cada una de sus existencias por tipo, modelo y tamaño, y haya definido todas las unidades de conteo, las etiquetas de conteo deben imprimirse. Es apropiado explicar que este paso no es importante para las organizaciones que tienen lectores de código de barras, lectores RFID u otros sistemas automáticos de recopilación de información, donde la captura de existencias se realiza a través de sistemas ópticos. Las etiquetas de conteo deben ser producidas por el software que maneja el stock y es una oportunidad increíble de ver que todas las cosas se incorporen al sistema. Tendrán un original y copia y deben colocarse con cinta adhesiva en cada uno de los artículos manejados por la empresa.

8. Conteo por parejas

Mientras un trabajador verifica el otro anota. Cuando se realiza un rubro, la primera etiqueta se separará y la otra se dejará para su uso por otro trabajador. La segunda ronda de conteo no comenzará hasta que se complete la primera. Cuando finaliza la primera ronda y no quedan "etiquetas de primer conteo" anexas al producto, las parejas se rotarán y comenzará la segunda ronda. 

9. Establecer líderes de conteo

Se establecerán "líderes de conteo" por almacén y/o área, dependiendo del volumen de la organización. Los líderes de conteo, a pesar de explicar las preguntas e imprimir cualquier etiqueta que pueda faltar, deben confirmar que el primer y el segundo recuento de cada artículo coinciden, tanto en cantidades completas como en tamaños. En el momento en que haya inconsistencias entre el primer y el segundo conteo, se hará que un tercero verifique qué cantidad es la correcta. Se debe hacer hincapié en que cada cuenta será realizada por una pareja diferente de trabajadores.

10. Revisión final del inventario

​Antes de terminar un inventario físico, se confirmará que no había cosas pendientes de verificación y que todas las cuentas coincidan. Las cosas que tienen un gran peso dentro del stock total deben verificarse de manera especial, al igual que las que casi no tienen movimiento. Lo perfecto es tener auditores externos que puedan otorgar una certificación adicional a las cifras reportadas.

Como debería ser obvio, hacer estas tareas es un trabajo planificado y confiable. En cualquier caso, los resultados son atractivos y competentes. Aplique estas recomendaciones y percibirá cómo sus cifras son considerablemente más sólidas y el stock físico se hace mucho más rápido y cada vez más ordenado.