Auditoría vs Consultoría - ¿Qué es más importante para la norma ISO 9001?

Muy a menudo, las empresas de todo el mundo consideran si procede o no tener servicios de consultoría, así como los servicios externos de certificación según la norma ISO 9001.

En ambos casos puede haber un costo o inversión. Sin embargo, ninguno de ellos es obligatoria para la empresa por cualquier regulación o estándar. Así, en la mayoría de los casos le toca a la empresa a tomar o no tomar los servicios de consultoría y / o servicios de auditoría. Teniendo en mente los recursos limitados, este artículo muestra algunos puntos fuertes y débiles de consultoría y auditoría, y puede ayudar a reducir el riesgo en su proceso de toma de decisiones.

Los argumentos para el uso de servicios de consultoría

Hay dos principales motivos relacionados con la aplicación de la norma ISO 9001. Uno es implementarlo como una herramienta de gestión para una mejor organización y control de la organización, y la otra es para lograr el cumplimiento con la norma ISO 9001 ya que los clientes lo requieren o lo esperan.

Por lo general, cuando las empresas tratan de implementar la norma ISO 9001 sin asesores, hay tres problemas principales. No están seguros: ¿qué se necesita, la forma "profunda" que deben ir con el fin de lograr el cumplimiento, y cuando están listos para la auditoría. Esto da lugar a la aplicación prolongada seguida por la escasa motivación de los empleados, aumento de la burocracia y una organización aún peor que antes.

Si las empresas deciden tomar un consultor y encontrar uno competente, que esos riesgos mencionados anteriormente son al menos reducirse significativamente. Estos son sin duda los puntos fuertes de los servicios de consultoría, pero la palabra "competente" es una cuestión clave.

¿Quién define las competencias de consultoría? ¿Está de acuerdo con el número de organizaciones que el consultor ha ayudado en la aplicación de la norma ISO 9001, el número de referencias de su industria, o alguna otra cosa?

Las competencias básicamente dependen de sus necesidades, y de la persona que evalúa las competencias del consultor, por lo que es importante hablar con una persona que realmente va a proporcionar servicios de consultoría. Siempre es bueno mirar la experiencia del consultor "ambos lados de la norma." Uno es consultoría y otro es tus competencias de auditoría (el número de auditorías, dónde, qué tipo de organizaciones, contra la que las normas, etc.). Esto es importante ya que le asegura que va a dirigir y controlar el proyecto en profundidad necesaria y dentro de los marcos de tiempo definidos, ahorrando sus recursos.

Los problemas potenciales con los servicios de consultoría

Por otro lado, si se elige un consultor incompetente, es posible lograr el cumplimiento, pero definitivamente no tendrá una herramienta para la mejora de su organización.

Síntomas habituales de ese tipo de consultores son: que más o menos insiste en modelos ya definidos de su documentación, que no está dispuesto a desarrollar la documentación hecha a medida, él es incapaz de responder a muchas de sus preguntas o explicar dónde se necesita algo (él simplemente dice que la norma lo requiere), que no está dispuesto a hablar o entrevistar a los empleados y sólo habla con un jefe de proyecto, que no está dispuesto a incluir sus documentos y registros que son útiles, pero no es requerido por la norma, y sus documentos no lo hacen reflejar las funciones específicas de su organización, sino más bien algunas funciones genéricas. Por lo general, estos tipos de consultores decir que usted no tiene un sistema, incluso si ya tiene muchos de los documentos ya como propuestas, contratos, órdenes de expedición, facturas, etc.

En este caso, esto puede pasar la certificación, pero dará lugar a procesos "paralelos". Por ejemplo, el departamento de ventas trabajará el mismo que antes de la implementación del sistema, y luego antes de la auditoría, que revisará un procedimiento (s) de nuevo y preparar los documentos y registros solicitados por el procedimiento. Muchos de esos documentos ya están hechos, pero en otro formato o tipo, o se terminan haciendo nuevos, documentos y registros adicionales que, obviamente, no es necesario en las operaciones de venta de todos los días.

El resultado es aún más baja motivación, la ineficiencia, aumento de la burocracia e incluso una organización global peor que antes de la implementación del sistema.

Los puntos fuertes de los servicios de auditoría

Sus clientes, proveedores y otras partes interesadas muy a menudo preguntan si se ha implementado algunos de los sistemas de gestión. Por lo general, piden la norma ISO 9001, ISO 14001 , OHSAS 18001 y algunos esquemas específicos relacionados con la continuidad de negocio, seguridad de la información y la responsabilidad social. Sin embargo, todo comienza con la norma ISO 9001.

beneficios de auditoría dependen de nuevo en las competencias del auditor (s) y la metodología de auditoría. En las auditorías beneficiosa, los procesos son controlados en base a muestras de producto o servicio ya entregado. Auditorías pasan por todos los procesos desde el final hasta el principio siguiendo sus interconexiones, sobre la base de productos específicos / servicio todo el camino hasta la consulta de un cliente.

Este enfoque de auditoría se utiliza muy raramente en las auditorías de certificación, pero muy frecuente en las auditorías SPA (auditorías de segunda parte). De esta manera, un auditor competente puede muy a menudo comprobar la eficiencia y eficacia general de su sistema mucho mejor que un gran equipo de auditoría.

Como se puede ver, esto no está conectado a ningún organismo de certificación o un certificado.

Los puntos débiles de los servicios de auditoría

Si lo hace la auditoría con un organismo de certificación, no se puede elegir el auditor; a elegir el organismo de certificación y deciden, sobre la base de muchos parámetros, que de sus auditores se utilizarán.

Una definición define un sistema como un "conjunto de interactuar y elementos interdependientes (procesos) que forma un todo integrado (organización)." Los auditores suelen comprobar por separado los procesos establecidos en el plan de auditoría, pero no verifican estas interacciones entre los procesos, por lo que don sé cómo las conexiones entre los procesos de trabajo a pesar de que este es el tema más importante cuando se lee la definición.

Como resultado, después de la auditoría, se obtiene el certificado, pero no sabe cómo su organización trabaja mejor, o incluso si su organización se ajusta en realidad.

Sus clientes no están interesados en lo bien que sus procesos son, o incluso en su certificado, pero sólo su producción - calidad del producto y / o servicio, que en gran medida depende de la calidad de la interacción e interdependencia.

¿Quién gana: consultoría o auditoría?

Se debe tener en cuenta las necesidades y todo lo que se ha dicho de la organización, un buen enfoque es lo primero a tener en cuenta en una auditoría (por un consultor competente) basado en la metodología de SPA, y luego sobre la base de los resultados de auditoría, haga requisitos específicos para un consultor e implementar el sistema. Profundidad y detalles del sistema (número y estructura de los documentos / registros, esquema de los procesos, competencias, etc.) dependerá de sus puntos fuertes y débiles y no en requisitos de la norma y / o necesidades de consultoría. El sistema será utilizado como una herramienta de gestión con el fin de lograr los resultados deseados.

Fuente Advisera

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