Miles de empresas operan diariamente sin un sistema o programa de gestión de calidad. Si una empresa está contenta con su situación financiera, no le preocupa la prosperidad futura, la pérdida de participación de mercado y clientes, y espera que su producto, en su forma actual, sea tan viable dentro de 50 años como lo es hoy, un sistema de gestión de calidad es una carga innecesaria.

Sin embargo, las empresas que desean crecer en tamaño y cuota de mercado necesitan un sistema de gestión de calidad para seguir siendo económicamente relevantes en el futuro. Existen componentes clave para un sistema de gestión de buena calidad que existen solo por casualidad en empresas sin dicho programa, y ​​generalmente de manera gradual, no en su conjunto.

Un sistema de gestión de calidad funciona en ocho principios clave:

• Enfoque en el cliente
• Liderazgo fuerte
• Participación de las personas
• Enfoque basado en procesos
• Aproximación del sistema
• Mejora continua
• Toma de decisiones basada en hechos
• Creando valor para la empresa, sus clientes y sus proveedores.

​La mayoría de las empresas sin un programa formal de gestión de calidad total (TQM) carecen de algunos o de todos estos elementos vitales. A menos que todos estén en su lugar y funcionen de manera adecuada y colectiva, las empresas que emplean algunos de estos principios no están utilizando todo el potencial de un sistema TQM completo y no están obteniendo los beneficios que ofrece un sistema de gestión de calidad total.

Estas son algunas de las señales de no participar plenamente en el proceso TQM y los riesgos que enfrentan las empresas:

La falta de un proceso de mejora continua

Esto hará que un producto se estanque, mientras que los productos con los que compite continúan mejorando en calidad, función y uso. TQM implica descubrir las deficiencias que existen en la producción de un producto y reducir la cantidad de productos defectuosos que se entregan al consumidor. Un programa de mejora continua puede disminuir los costos de fabricación al disminuir el producto defectuoso, puede aumentar la producción a través del análisis continuo y el refinamiento del proceso de fabricación, y puede encontrar y eliminar ineficiencias en toda la organización.

La fuerza laboral se desconectará

Disminuirá la productividad y aumentará el desgaste. TQM requiere que los empleados participen y participen en el proceso de desarrollo y fabricación de principio a fin de forma continua. Sin esa participación, los trabajadores llegarán a creer que sus ideas no son deseadas o valoradas, relegándolas a una mentalidad de "ocho y la puerta". Sin incentivos ni participación, la moral se verá afectada, la productividad disminuirá y los empleados experimentados abandonarán el negocio en favor de un trabajo más satisfactorio, aumentando los costos de capacitación y la probabilidad de una mayor fabricación defectuosa a medida que los trabajadores más jóvenes e inexpertos se muden a ocupar su lugar. 

La falta de un programa de satisfacción del cliente

Este riesgo llevará a los clientes a buscar productos similares de otras compañías que respondan a sus necesidades. La gestión de calidad total ha mejorado continuamente la satisfacción del cliente en su corazón. Una empresa que no está comprometida con la satisfacción de los clientes los perderá rápidamente ante sus competidores que sí responden a las demandas de los consumidores. En un entorno competitivo, los productos alternativos que continúan mejorando en calidad y satisfacen las necesidades de los clientes ganarán los corazones y las mentes de los consumidores, quienes migrarán a ese producto, reduciendo la participación de mercado para la empresa estancada. 

La falta de un sistema de control y gestión de documentos

Esto evitará que una empresa mejore en lo que hace, porque no tiene un punto de partida formal. La gestión de calidad total establece los requisitos para el desarrollo, la aprobación y la revisión periódica de los procedimientos. que rigen las actividades de una empresa. Sin dichos documentos, la fuerza laboral se deja operar como lo considere conveniente, sin responsabilidad y sin un método reconocido de fabricación o control de productos. Los empleados a largo plazo que abandonan la empresa llevan consigo información irremplazable, dejando que otros lo descubran y que el negocio sufra en términos de calidad. También es virtualmente imposible determinar la causa de un defecto en el proceso, desarrollar acciones correctivas sin procedimientos formales, dejando a la empresa como fundador con costos excesivos por la chatarra. 

No tener un sistema de gestión de calidad formalizado

Puede evitar que una empresa obtenga contratos o haga negocios con organizaciones de primer nivel. Los sistemas de gestión de calidad requieren que los proveedores de una empresa tengan un sistema formal de gestión de calidad propio. Como la mayoría de las empresas principales se suscriben a TQM de alguna forma o moda, requieren que sus proveedores tengan programas similares. Sin un sistema de gestión de calidad, a una empresa no se le pedirá que haga una oferta o se le otorgue un contrato, lo que limita la capacidad de la empresa para ampliar su alcance y posición. 

Un programa TQM formal y bien ejecutado está enfocado en el cliente y requiere que una compañía mejore constantemente en la fabricación de sus productos.

Sin ese programa, el progreso será impredecible y nunca se alcanzará todo el potencial de la organización.