Cada vez, más empresas apuestan por la implementación de los Sistemas de Gestión de Calidad certificados bajo los requisitos de la norma internacional ISO 9001:2015, como forma de crear ventajas competitivas. En cualquier caso, el proceso de implantar un SGC en las empresas es complejo, y requiere la ejecución de una serie de pasos que permitan establecer un marco sólido de la misma.
Diagnóstico de la Situación Actual de la Empresa
Antes de comenzar a trabajar con una ejecución ISO 9001, debemos conocer el estado de nuestra organización. Además, será imperativo centrarse en la disposición actual de la calidad de una organización para saber desde qué punto comienza.
Es posible que tengamos componentes utilizables para implementar en la ISO 9001 o simplemente necesitamos comenzar sin nada. Es necesario realizar este análisis subyacente para no hacer un trabajo inútil.
Aprendizaje y Atención en la ISO 9001
Para estar listos para establecer una gestión de calidad en ISO 9001, es fundamental que cada una de las partes de la empresa comprenda las ventajas y, por lo tanto, los procesos para completarla. De esta manera, será beneficioso llevar a cabo programas de sensibilización a través de los cuales cada una de las partes de la organización comprenderá su trabajo.
Compromiso de la Dirección
Una implementación correcta de la ISO 9001 debe comenzar desde la parte elemental de la empresa. Es decir, los directivos son los primeros en demostrar su compromiso directo con la Gestión de calidad en una organización.
De los directivos depende la elaboración de estos procedimientos, y la socialización de los mismos por parte de los trabajadores y la institucionalización de estas tareas. Cada uno de los recursos de una empresa depende de su dirección, por lo tanto, un uso correcto de la norma ISO 9001 comenzará a partir de la responsabilidad presentada por sus principales administradores.
Incluir al Personal en la Implementación
Cuando la implementación de la norma ISO 9001 está en curso, la dedicación de más actores será importante para un resultado ideal. Después de crear el diagnóstico inicial y de haber sido educados sobre el procedimiento, es la oportunidad ideal para que el personal demuestren sus mejores habilidades.
Ahora, y según lo indicado por la norma ISO, cada empleado debe demostrar su preparación para las diligencias que les han sido asignadas. Habrá una descripción del puesto de trabajo, capacidades y funciones para tener la opción de ocuparlo.
Aplicar programas de Formación
Muchos procesos necesarios para ejecutar una implementación correcta de la ISO 9001 pueden ser nuevos para los miembros de la empresa. Será necesario averiguar el funcionamiento correcto de cada uno para hacerlo de forma correctamente.
En consecuencia, la empresa debe garantizar la producción de programas de formación con el fin de adaptarse al sistema de calidad actual de forma cómoda, rápida y económica.
Organización, preparación y gestión de documentos.
La documentación asume un trabajo clave en la implementación efectiva del estándar ISO 9001 en una empresa. Esta investigación y planificación de la documentación de la empresa permite comprender qué procesos se estaban realizando de forma errónea, para abordarlos y supervisarlos de manera más eficiente.
Al crear la documentación adecuada, es posible realizar un plan de implementación documentado de la ISO 9001. Tampoco se debe pasar por alto el control de esta documentación, a través del cual tendrá pruebas de cualquier proceso registrado, borrado o cambiado.
Auditoría interna antes de la certificación ISO 9001
Antes de obtener la certificación de calidad según el estándar ISO 9001, la empresa debe garantizar su implementación correcta. Para empezar, es bueno hacer una auditoría interna con la que se verifique los resultados iniciales de la implementación completada.
Después de ajustar los errores y pasar por el control de la administración de la empresa, será esencial una auditoría externa, realizada por un agente certificado. Posteriormente, se puede tener mayor seguridad de la implementación adecuada de la ISO 9001 antes de experimentar el proceso de certificación oficial.
Auditoría externa de calidad ISO 9001
El momento clave para la empresa llega. La certificación se otorga después de una auditoría completada por una entidad de acreditada en la certificaciòn ISO 9001, que decidirá formalmente si se cumplió con los indicadores de calidad.
Auditorias de seguimiento
No será suficiente adquirir la certificación ISO 9001 para mantener un sistema de gestión de calidad en la organización. Una serie de auditorías de verificación posteriores será de vital importancia, con el fin de confirmar que siguen cumpliendo con los estándares.
Este seguimiento puede tener un mínimo obligatorio de tres años, después de lo cual se debe completar una recertificación.