Hay que reconocer que tomar una decisión sobre ISO es una decisión importante que puede alterar el futuro de una empresa. Para muchos, el futuro se altera de buena manera. Para otros, las elecciones hechas al elegir un consultor pueden dañar a una empresa en los años venideros. La realidad es que cuando una decisión se toma correctamente la primera vez, puede pagar dividendos en el futuro.

Queremos asegurarnos de que una empresa que busca contratar a un consultor ISO esté equipada para tomar la mejor decisión posible. Ya sea que elija trabajar con Koneggui o no, creemos que la siguiente información lo ayudará a tomar una decisión informada que puede guiar su programa de calidad en los próximos años, y es por eso que presentamos los siguientes consejos.

1. Cronograma Realista

¿Tiene su organización un cronograma realista? ¿El consultor con el que está buscando trabajar ofrece un cronograma realista? Un proyecto tradicional de consultoría ISO tomará entre tres y seis meses en completarse. Un consultor puede completar el proyecto en dos meses, pero tomaría mucho tiempo y dedicación. Si una organización busca completar el proyecto a toda prisa, no encontrará escasez de personas dispuestas a hacer frente a la tarea. Pero la pregunta que tendrá que hacer una organización es: ¿está buscando un proyecto de calidad o un proyecto rápido?

Cuando una empresa de consultoría está dispuesta a ofrecer servicios ISO en un plazo acelerado, habrá preguntas de calidad en el futuro. ISO se centra en la calidad; Como organización, probablemente no sea inteligente comenzar un proyecto basado en la calidad con un servicio de baja calidad, pero eso es lo que puede suceder si su cronograma no es razonable. Un plazo razonable permitirá que tanto la organización como el consultor revisen todos los procesos dentro de la organización relacionados con la certificación ISO y garanticen que todo esté en su lugar antes de la auditoría de certificación. Esto llevará tiempo y no se puede hacer rápidamente sin la ayuda de múltiples consultores.

Con un cronograma realista, una organización podrá cumplir con los requisitos ISO de una manera eficiente y de calidad. Un cronograma realista garantiza que una organización esté en el camino correcto con ISO en los años venideros.

2. El costo total​

La segunda cosa a considerar es el costo total del proyecto. Los dos factores clave de cualquier proyecto son el cronograma y el costo. En ISO esto no es diferente. Es comprensible que las organizaciones quieran ahorrar dinero en el resultado final, pero al seleccionar un consultor ISO, una organización también debe considerar en qué punto está dispuesta a sacrificar la calidad por el ahorro monetario.

Un proyecto ISO no es un esfuerzo barato. Un buen proyecto ISO incluye documentación que se adapta específicamente a la industria específica y la empresa que realiza el proyecto. El proyecto tendrá en cuenta todas las facetas de las operaciones y trabajará para responder todas y cada una de las preguntas que surjan durante la auditoría de certificación. Además, un proyecto ISO garantizará que el equipo de la organización esté capacitado y comprenda los procesos implementados para adoptar la ISO. Todas estas cosas llevan tiempo y el tiempo es dinero.

Si bien algunas organizaciones ISO ofrecen una tarifa fija para un proyecto completo, en muchos casos esto no es realista o puede causar un desplazamiento masivo del alcance. En Koneggui, tenemos claro los costos del proyecto desde el primer día. Esto permite a nuestros clientes ver lo que están pagando y al mismo tiempo garantizar que el dinero no se gaste frívolamente. Existen algunos factores a considerar el proyecto ISO. Primero, es la auditoría de certificación: esto será realizado por una entidad certificadora y tendrá un costo separado de la firma consultora. En segundo lugar, es el costo para su equipo. Muchas organizaciones creen que pueden ahorrar costos al involucrar a alguien internamente en el proceso de desarrollo manual. Esto no solo aleja a alguien de otras tareas que los miembros del personal manejan tradicionalmente, sino que también puede conducir a una documentación no coincidente entre el consultor y el empleado interno. Si un consultor ISO está ofreciendo un precio que es demasiado bueno para ser verdad, probablemente lo sea. Por lo general, cuando a una organización se le ofrece una opción ISO de bajo costo, esto implicará que no haya suficiente trabajo para llevar a cabo el proyecto o un proyecto de baja calidad que no garantice la certificación.

Al buscar la mejor organización ISO, es importante recordar el dicho "obtienes lo que pagas". Los proyectos ISO de calidad no son baratos. Si la organización quiere barato, hay rutas que se pueden tomar, pero esas rutas tradicionalmente no garantizan el éxito a largo plazo. Es importante que las organizaciones sean realistas sobre los costos de adoptar ISO, pero también consideren cosas más allá del presupuesto y el cronograma al contratar a un consultor.

3. Estructura empresarial​

Si bien la mayoría de las organizaciones consideran el cronograma y el presupuesto antes de comenzar un proyecto, otra cosa a considerar es la estructura empresarial. La certificación ISO es una parte importante de una organización y una empresa que busca adoptar ISO debe considerar la estructura de la empresa de consultoría que está contratando antes de avanzar para evitar posibles dificultades en el futuro.

Existen tres tipos de empresas de consultoría ISO: empresas unipersonales, conglomerados regionales o agencias localizadas. Cada tipo de empresa de consultoría viene con sus propios beneficios y desventajas.

Una empresa unipersonal brinda a una organización un consultor dedicado que tiene gastos generales bajos, sin embargo, este consultor tampoco tiene supervisión, por lo que no hay controles de calidad y no hay garantía de que el proyecto se complete (en el peor de los casos). 

Los conglomerados regionales reducen los gastos de viaje, pero pueden carecer de personal y experiencia consistentes en la empresa. Ir con un conglomerado regional puede prometer consultores con mucha experiencia a un precio reducido, pero también puede dar resultados inconsistentes cuando llega el momento de la certificación debido a la falta de supervisión de la compañía.

Las agencias localizadas son muy beneficiosas para las organizaciones que son locales en el área de la agencia, pero también pueden ser beneficiosas para las organizaciones externas. Una agencia localizada garantiza cierto nivel de supervisión, una ética de trabajo coherente entre todos los empleados (después de todo, tienen un jefe al que informar) y un toque personal que uno podría obtener con un propietario único pero que puede faltar en los conglomerados regionales.

En muchos casos, las organizaciones que buscan adoptar ISO están más preocupadas por el presupuesto que cualquier otra cosa, sin embargo, la estructura del negocio de consultoría ISO empleado puede ser igualmente importante. Si una organización busca una experiencia de consultoría ISO de calidad, es mejor hacer la tarea antes de elegir un tipo de organización sobre la otra.

4. Objetivos del proyecto​

Los proyectos ISO generalmente se reducen a dos objetivos: obtener la certificación o adoptar la norma ISO. 

Las organizaciones que desean obtener la certificación solo están interesadas en un papel al final del día. 

Las organizaciones que quieren adoptar la norma ISO quieren asegurarse de que todo esté alineado y que el negocio esté completamente inmerso en las normas ISO.

Si la organización busca obtener la certificación, no importa qué tipo de consultor se contrate. Una organización simplemente debe asegurarse de que el consultor tenga un buen historial con las entidades de ayuda para obtener la certificación y luego elegir el que mejor se adapte a la organización. Sin embargo, se debe tener en cuenta que "solo tener la certificación ISO" puede generar problemas en el futuro con respecto a las expectativas de calidad, trabajar con proveedores que esperan la certificación ISO y cuán fácil será la transición cuando se publique la última actualización de la ISO. Si bien la ISO se trata de calidad, se pueden encontrar fácilmente organizaciones que ignorarán los procesos y certificarán una organización, pero esta no es una ruta que sugeriríamos que tome cualquiera.

Si una organización está buscando adoptar la norma ISO y hacerla parte de la organización, entonces realmente debería considerar los tres puntos enumerados anteriormente para garantizar la contratación de un consultor de calidad. Al establecer el objetivo del proyecto de adoptar la ISO, la organización deberá ser diligente no solo en la planificación interna del proyecto sino también en la contratación del consultor. El consultor debe comprender el objetivo que tiene la organización y debe estar dispuesto a comprometer el tiempo y el esfuerzo para llevar a cabo el proyecto. Al adoptar ISO, una organización se asegurará de que reciba el mejor dinero para sus esfuerzos de ISO y se establecerá con una calidad ISO sostenible en los próximos años.

Hay dos rutas que se pueden tomar al adoptar la ISO: barato y rápido, o preparado y medido. Si bien el primer camino puede ahorrar dinero a una organización a corto plazo, puede conducir a problemas duraderos en el futuro. El segundo camino, si bien puede costar más desde el principio, puede ayudar a las organizaciones a mejorar en lo que hace y garantizar que el estándar que adopte estará vigente en los próximos años. Cuando considere contratar a un consultor ISO, esperamos que tome en serio cada una de estas cosas y tal vez, al final del día, considere a Koneggui para su próximo proyecto ISO.