La norma ISO 37001 da el significado general de la palabra soborno: ofrecer, prometer, dar, aceptar beneficios irrazonables. Sin importar el valor (Los beneficios pueden ser tanto monetarios como no monetarios) tanto directa como indirectamente e independientemente de la ubicación, en violación aplicable a una ley como incentivo o recompensa para que una persona actúe o deje de actuar. Ofrecer y recibir regalos puede ser percibido legalmente como un soborno. Muchas organizaciones anuncian públicamente sus políticas de regalos, especialmente durante las festividades de Año Nuevo.
El dar o aceptar obsequios incluyendo cualquier otro beneficio como catering, patrocinio, gastos de viaje y alojamiento, puede ser considerado un soborno de donaciones y políticas de donaciones por parte de muchas organizaciones grandes. Eso se ve a menudo durante las festividades de Año Nuevo en la cual dar y recibir regalos se considera una práctica común. Por lo tanto, es un buen intento para reducir la probabilidad de que una parte cometa soborno.
La ISO 37001 aborda el tema de los regalos o cualquier otro beneficio en uno de los requisitos secundarios de operación, indicando que "la organización debe actuar de acuerdo con un proceso que está diseñado para evitar la oferta, entrega o aceptación de regalos. La buena voluntad, las donaciones y los beneficios similares al ofrecer, dar o aceptar se pueden considerar de manera lógica y razonable un soborno".
El anuncio de la política de donaciones es parte del sistema de alta dirección. Si una organización quiere adoptar la norma ISO 37001 o el sistema de alta dirección e integrar varios elementos en la organización para formular políticas y objetivos en la lucha contra las deficiencias, incluida la determinación de procesos para lograr los objetivos de la organización en prevención, detección y respuesta. Si es este el caso, la organización debería considerar el problema. De acuerdo con los requisitos de la ISO 37001, se necesita cubrir lo siguiente:
- La organización debe tomar los resultados del análisis de contexto interno y externo para evaluar el riesgo de primera línea de la organización, definir el alcance del sistema de alta dirección y definir la política de interconexión.
- La organización debe analizar el proceso del negocio (enfoque del proceso) para encontrar los riesgos y las oportunidades para prevenir y reducir los riesgos.
- La organización debe establecer un objetivo para prevenir la discriminación basada en la equidad, de acuerdo con las políticas y estrategias comerciales, así como para formular planes de acción. Realizar operaciones relacionadas con procesos comerciales relevantes para alcanzar sus objetivos y estos deben ser medibles para mejorar.
- La organización debe establecer medidas para controlar las operaciones. El objetivo es prevenir la aceptación a nivel superior de acuerdo con las condiciones y el nivel de riesgo (riesgo de control), como realizar negocios con socios de gestión de nivel superior o nivel inferior.
- Medidas para dar y recibir obsequios: Es una de las medidas de mitigación para que la organización logre sus objetivos en la prevención del soborno. La organización deben considerar los siguientes puntos de ejemplo de acuerdo con las medidas:
- Especifique la definición del regalo. Esto incluye otras formas de hospitalidad, que incluyen dar y recibir beneficios de la misma naturaleza, como donación y patrocinio. Estar en forma de actividades de entretenimiento, etc., para tener medidas integrales.
- Buenas medidas que no dan ni reciben ningún beneficio por parte de la empresa. Si es inevitable, la organización debe especificar los criterios. Puede ser aceptado, por ejemplo, valor de oportunidad, dado o recibido en base al marco legal y al código de ética.
- Establezca procedimientos para aceptar mensajes importantes tales como muestras olfativas, métodos, oportunidades y frecuencias que se dan o se aceptan. Las solicitudes deben hacerse antes de su aprobación o aprobación. Imponer sanciones si los infractores están en contra.
- Establezca un proceso demográfico, un proceso de documentación y un sistema de contabilidad para recibir oportunidades y frecuencias que sean aceptables y completas. Todo el proceso de entrenamiento. Proceso de comunicaciones, proceso de transferencia interna. El proceso de informar las pistas de la disolución de medidas y el proceso de investigar y sancionar.
- Brindar capacitación y comunicación periódica con el personal y los miembros del representante de los socios comerciales con respecto a la entrega de fondos, incluidas medidas para recibir noticias y cualquier otro beneficio, no solo durante la festividad de Año Nuevo.
- Establezca un sistema para registrar resultados operativos de acuerdo con el proceso, para ser utilizado como otra herramienta para la implementación del plan de trabajo y proporcionar evidencia operativa. Eso se puede usar para la trazabilidad.
- Se debe realizar seguimiento, medición y evaluación de la implementación de los objetivos y planes de acción, así como la efectividad de las medidas a recibir.
- Apoyar y proteger las pistas de incumplimiento de las políticas y medidas antidumping para que se puedan dar y recibir obsequios porque las malas acciones son un secreto y son difíciles de encontrar.
- Debe existir una auditoría interna independiente si las operaciones no cumplen con los objetivos. Si hay un incumplimiento del proceso, se debe buscar la causa y que se incluyan soluciones inmediatas, para investigar y sancionar con medidas.
- El líder de la organización debe revisar los resultados operativos y la información del denunciante, así como los resultados de la auditoría interna para mejorar el sistema de monitoreo y las medidas para dar y recibir regalos continuos.