Pasar un formulario de papel a digital, reemplazar un Excel por un sistema o automatizar el envío de correos puede mejorar una operación.
Pero digitalizar un proceso no necesariamente significa transformarlo.
Si mantenemos actividades innecesarias, aprobaciones excesivas, registros duplicados y reprocesos, podemos terminar haciendo exactamente lo mismo que antes, solo que utilizando tecnología.
Digitalizar y transformar no son lo mismoDigitalizar consiste en utilizar herramientas tecnológicas para ejecutar actividades que antes se realizaban de otra manera.
Transformar implica cuestionar cómo debería funcionar el proceso.
Por ejemplo:
Antes: formulario físico → revisión → aprobación → registro manual.
Digitalización: formulario digital → revisión → aprobación → registro manual.
Transformación: formulario digital → validación automática → aprobación según criterios → registro automático.
En el segundo caso cambiamos la herramienta. En el tercero, también cambiamos el proceso.
El riesgo de automatizar procesos ineficientesUna empresa puede invertir en un nuevo sistema y continuar teniendo los mismos problemas.
¿Por qué?
Porque la tecnología no elimina automáticamente:
actividades duplicadas, controles innecesarios, responsabilidades poco claras, reprocesos, cuellos de botella o decisiones mal diseñadas.
Incluso puede ocurrir que un proceso ineficiente simplemente se vuelva ineficiente más rápido.
Por eso, antes de implementar una solución tecnológica, una consultoría de procesos puede ayudar a determinar qué actividades deberían mantenerse, modificarse, eliminarse o automatizarse.
Primero entender el AS-ISEl punto de partida debería ser comprender cómo funciona actualmente el proceso.
El levantamiento AS-IS permite identificar actividades, responsables, sistemas, documentos, decisiones, tiempos, riesgos y controles.
Después podemos cuestionar cada actividad:
¿Es necesaria?
¿Agrega valor?
¿Puede simplificarse?
¿Existe duplicidad?
¿Este control sigue siendo necesario?
¿Podría automatizarse?
Solo después de este análisis conviene diseñar el proceso TO-BE.
Transformar antes de automatizarUna secuencia recomendable es:
LEVANTAR → ANALIZAR → SIMPLIFICAR → REDISEÑAR → DIGITALIZAR/AUTOMATIZAR → MEDIR
Esto evita seleccionar primero una herramienta y posteriormente intentar adaptar toda la operación a ella.
La tecnología debería responder a las necesidades del proceso y no al contrario.
¿Dónde entran la automatización y la inteligencia artificial?Una vez mejorado el proceso, podemos identificar dónde la tecnología realmente genera valor.
La automatización puede utilizarse para tareas repetitivas, validaciones, notificaciones, registros o integraciones.
La inteligencia artificial puede aportar valor en actividades que requieren analizar, clasificar, extraer o generar información.
Pero la pregunta inicial no debería ser:
"¿Dónde podemos implementar IA?"
Sino:
"¿Qué problema del proceso queremos resolver?"
En KONEGGUI brindamos servicios de consultoría, asesoría, levantamiento y mejora de procesos, ayudando a las organizaciones a preparar sus operaciones para la digitalización, automatización e inteligencia artificial.
Partimos del proceso AS-IS, identificamos ineficiencias y diseñamos el TO-BE antes de determinar qué actividades pueden apoyarse en tecnología.
Porque transformar digitalmente una empresa no consiste simplemente en utilizar más herramientas.
Consiste en utilizar la tecnología para trabajar de una mejor manera.
¿Estás digitalizando un proceso o realmente lo estás transformando?Conversemos e identifiquemos cómo mejorar tus procesos antes de automatizarlos.