Si una empresa está implementando ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 u otro sistema de gestión, es común que surja una duda: ¿una auditoría interna es lo mismo que una auditoría de certificación?
No. Aunque ambas evalúan el sistema de gestión frente a determinados criterios, tienen propósitos, responsables y resultados diferentes.
Entender la diferencia entre una auditoría interna ISO y una auditoría de certificación permite preparar mejor a la organización, identificar brechas antes de recibir al organismo certificador y aprovechar la auditoría como una herramienta de mejora, no solamente como un requisito.
¿Qué es una auditoría interna ISO?La auditoría interna es una evaluación sistemática que realiza la organización —con personal competente propio o mediante auditores externos contratados para realizar la auditoría interna— para determinar si su sistema de gestión cumple con los criterios establecidos y se encuentra implementado eficazmente.
Por ejemplo, una empresa que busca certificarse en ISO 9001 debe realizar auditorías internas como parte de su sistema de gestión.
Una auditoría interna permite revisar aspectos como:
- cumplimiento de los requisitos de la norma;
- aplicación de procedimientos y controles definidos por la organización;
- funcionamiento de los procesos;
- cumplimiento de responsabilidades;
- seguimiento de indicadores y objetivos;
- gestión de riesgos y oportunidades;
- tratamiento de no conformidades;
- existencia y conservación de evidencias;
- oportunidades de mejora.
Por ello, una auditoría interna no debería limitarse a revisar documentos. Debe analizar cómo funcionan realmente los procesos.
¿Qué es una auditoría de certificación?La auditoría de certificación es realizada por un organismo de certificación independiente y tiene como finalidad evaluar si el sistema de gestión cumple con los requisitos aplicables de la norma para determinar si corresponde otorgar o mantener una certificación.
En una certificación inicial, normalmente existe una Etapa 1, enfocada en revisar el nivel de preparación de la organización y determinados elementos de su sistema de gestión, seguida de una Etapa 2, en la que se evalúa con mayor profundidad la implementación y eficacia del sistema.
Si el proceso concluye satisfactoriamente y se cumplen las condiciones del organismo certificador, la empresa puede obtener la certificación correspondiente.
Auditoría interna vs. auditoría de certificación: principales diferencias
Aunque ambas auditorías evalúan un sistema de gestión, existen diferencias importantes:
Objetivo:
La auditoría interna busca evaluar el funcionamiento del sistema, detectar incumplimientos e identificar oportunidades de mejora. La auditoría de certificación evalúa la conformidad del sistema para determinar si corresponde otorgar o mantener una certificación.
Quién la realiza:
La auditoría interna puede ser realizada por auditores de la propia organización o por auditores externos contratados, siempre que se garantice la objetividad e imparcialidad. La auditoría de certificación es realizada por un organismo de certificación independiente.
Resultado:
La auditoría interna genera un informe con los hallazgos identificados y las acciones posteriores que correspondan. La auditoría de certificación genera los resultados y hallazgos propios del proceso de certificación.
Certificación:
Una auditoría interna no otorga un certificado. La auditoría de certificación, cuando se cumplen los requisitos y condiciones correspondientes, puede conducir al otorgamiento o mantenimiento de la certificación.
Enfoque:
La auditoría interna está orientada a verificar el cumplimiento y contribuir a la mejora del sistema de gestión. La auditoría de certificación constituye una evaluación independiente de la conformidad del sistema.
Momento:
Las auditorías internas se realizan de acuerdo con el programa de auditorías definido por la organización. Las auditorías de certificación se ejecutan de acuerdo con las etapas y el ciclo establecido para la certificación.
La diferencia fundamental es sencilla: la auditoría interna ayuda a la organización a evaluar y mejorar su propio sistema; la auditoría de certificación determina si ese sistema cumple las condiciones para ser certificado o mantener su certificación.
¿Debo realizar una auditoría interna antes de certificarme?
En los sistemas de gestión ISO que incluyen el requisito de auditoría interna, esta forma parte del propio sistema y debe ejecutarse de acuerdo con lo establecido por la norma aplicable.
Pero existe además una razón práctica para hacerlo correctamente: la auditoría interna permite detectar problemas antes de la auditoría de certificación.
Por ejemplo, podría identificar que:
- existen procesos documentados que no se ejecutan como fueron definidos;
- determinados indicadores no están siendo medidos;
- los riesgos no cuentan con seguimiento;
- existen registros incompletos;
- las acciones correctivas no demuestran adecuadamente su eficacia;
- algunos colaboradores desconocen aspectos relevantes del sistema;
- ciertos requisitos de la norma no han sido implementados completamente.
Detectarlos internamente permite actuar antes de llegar a la certificación.
¿La auditoría interna debe encontrar no conformidades?
Sí, cuando existe evidencia de un incumplimiento.
El objetivo de una auditoría interna no debería ser conseguir un informe "sin hallazgos". Una auditoría que identifica oportunamente una no conformidad puede generar mucho más valor que una revisión superficial que no detecta problemas reales.
Una no conformidad interna permite analizar la causa, establecer acciones correctivas y verificar su eficacia antes de que la misma situación pueda ser identificada durante una auditoría externa.
Por eso, encontrar una no conformidad no significa necesariamente que el sistema haya fracasado. Lo importante es cómo la organización analiza, corrige y evita la recurrencia del problema.
¿Una consultora puede realizar la auditoría interna?
Sí. Una organización puede contratar un servicio de auditoría interna ISO, siempre que se aseguren la competencia, objetividad e imparcialidad necesarias para desarrollar la auditoría.
Para muchas empresas, contar con auditores externos aporta una mirada independiente sobre procesos que internamente pueden haberse normalizado.
Además, una auditoría basada en riesgos permite concentrar la atención en los procesos y situaciones que podrían tener mayor impacto sobre el desempeño del sistema.
¿Qué debería revisar una empresa antes de una auditoría de certificación?
Más que "preparar documentos para el auditor", la organización debería comprobar que su sistema funciona en la práctica.
Esto implica verificar que los procesos estén implementados, que existan evidencias suficientes, que los indicadores sean medidos, que los riesgos tengan seguimiento, que las acciones correctivas hayan sido gestionadas y que la revisión por la dirección y las auditorías internas hayan sido realizadas conforme corresponda.
También es importante que los colaboradores conozcan aquello que les compete dentro del sistema de gestión. Una certificación no debería depender de memorizar respuestas, sino de demostrar cómo trabaja realmente la organización.
La auditoría interna no es la certificación: es parte de la preparación
Una empresa no debería esperar a la auditoría de certificación para descubrir si su sistema tiene problemas.
Una auditoría interna ISO bien planificada y basada en riesgos permite evaluar el funcionamiento real del sistema, detectar brechas y tomar acciones antes de enfrentar una evaluación externa.
En KONEGGUI realizamos servicios de auditoría interna para sistemas de gestión ISO, evaluando procesos, evidencias, riesgos, indicadores y cumplimiento de los requisitos aplicables.
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