Cuando una empresa contrata una consultoría de procesos, no debería recibir únicamente flujogramas y procedimientos.
El verdadero valor está en comprender cómo funciona actualmente la operación, identificar problemas y diseñar una forma de trabajo más eficiente.
Por eso, antes de contratar una asesoría de procesos, es importante conocer qué entregables debería generar el proyecto.
El primer entregable debería representar cómo funciona realmente el proceso en la actualidad.
Para construirlo, los consultores pueden realizar entrevistas, talleres, observación y revisión de documentos, registros y sistemas.
El resultado puede incluir:
flujo AS-IS + responsables + actividades + decisiones + documentos + sistemas utilizados.
El objetivo no es documentar cómo debería funcionar el proceso, sino entender cómo funciona realmente.
Un levantamiento que termina en un flujograma tiene un alcance limitado.
La consultoría de levantamiento y mejora de procesos debería analizar lo encontrado para identificar, por ejemplo:
- reprocesos;
- cuellos de botella;
- actividades duplicadas;
- tiempos de espera;
- exceso de aprobaciones;
- responsabilidades poco claras;
- dependencia de personas;
- tareas manuales;
- riesgos y controles;
- oportunidades de automatización.
Este análisis convierte el levantamiento en una herramienta para tomar decisiones.
Una vez comprendida la situación actual, debe definirse cómo debería funcionar el proceso en el futuro.
El TO-BE puede incorporar eliminación de actividades innecesarias, redistribución de responsabilidades, simplificación de aprobaciones, nuevos controles y oportunidades de digitalización o automatización.
La comparación debería permitir visualizar claramente:
AS-IS → problemas identificados → mejoras propuestas → TO-BE.
Un proceso necesita responsables claramente definidos.
Dependiendo del proyecto, pueden utilizarse herramientas como una matriz RACI para establecer quién:
ejecuta, aprueba, participa o debe ser informado.
Esto ayuda a evitar uno de los problemas más frecuentes en las organizaciones: actividades que se retrasan porque no está claro quién debe realizarlas o tomar una decisión.
No todos los procesos necesitan grandes manuales.
Una buena asesoría de procesos debería determinar qué documentación realmente aporta valor.
Dependiendo del caso, los entregables pueden incluir:
flujogramas, procedimientos, instructivos, formatos, matrices o registros.
El objetivo es estandarizar la operación sin generar documentación innecesaria.
También debería definirse cómo sabremos si el proceso mejoró.
Algunos indicadores pueden medir: tiempos, productividad, cumplimiento, errores, reprocesos, costos o niveles de servicio.
Estos indicadores permiten comparar la situación inicial con los resultados posteriores a la implementación.
Después de mejorar el proceso, pueden identificarse actividades con potencial de automatización.
Por ejemplo, registros repetitivos, validaciones, notificaciones, consolidación de información o generación de documentos.
La inteligencia artificial también puede evaluarse cuando existen actividades relacionadas con clasificación, extracción, análisis o generación de información.
Pero la tecnología debería analizarse después de entender y mejorar el proceso.
Más que una carpeta llena de documentos, la organización debería obtener una visión clara de:
cómo trabaja hoy → qué problemas existen → cómo debería trabajar → qué debe cambiar → cómo medir la mejora.
Ese es el verdadero resultado de una consultoría de levantamiento y mejora de procesos.
En KONEGGUI brindamos servicios de consultoría, asesoría, levantamiento y mejora de procesos, desde el diagnóstico y levantamiento AS-IS hasta el diseño TO-BE, documentación, indicadores y análisis de oportunidades de automatización e inteligencia artificial.
Porque el entregable más importante no debería ser el flujograma.
Debería ser un proceso mejor diseñado y una hoja de ruta clara para implementarlo.
¿Estás evaluando contratar una consultoría de procesos?Conversemos y definamos el alcance, metodología y entregables que necesita tu organización.