La gestión eficiente de activos fijos no depende solo del conteo físico, sino de la trazabilidad continua y el análisis estratégico de la información.
En el contexto empresarial actual, donde la eficiencia operativa y la transparencia contable son pilares fundamentales, la trazabilidad de los activos fijos se ha convertido en un elemento indispensable de control y gestión. Las organizaciones que carecen de una trazabilidad adecuada enfrentan riesgos significativos: pérdidas de bienes, errores en los estados financieros y dificultades durante auditorías internas o externas.
La trazabilidad permite conocer en todo momento dónde está un activo, quién es su responsable, cuál es su estado y cómo ha evolucionado su valor en el tiempo. No se trata solo de cumplir con una obligación contable, sino de optimizar la gestión de los recursos y garantizar una toma de decisiones basada en información confiable.
A medida que las empresas crecen, la cantidad y diversidad de activos también aumenta: equipos informáticos, mobiliario, herramientas, maquinaria o vehículos. Sin un sistema de control estructurado, la información tiende a dispersarse entre áreas, lo que genera discrepancias entre los registros contables y la realidad física.
Las auditorías de activos suelen revelar tres problemas recurrentes:
- Activos no localizados físicamente.
- Bienes en desuso que siguen contabilizados.
- Diferencias entre los datos del sistema y las etiquetas físicas.
Estos hallazgos no solo reflejan fallas en el control, sino también en los procesos de actualización, comunicación y seguimiento entre departamentos.
1. Estandarizar la codificación de activos
El primer paso es asignar un código único e irrepetible a cada bien, siguiendo una estructura uniforme. Esto facilita el registro, la búsqueda y la conciliación entre áreas.
2. Digitalizar la gestión mediante sistemas integrados
El uso de plataformas tecnológicas, como software de gestión de activos o módulos dentro de sistemas ERP, permite mantener registros actualizados, automatizar reportes y facilitar la conciliación contable.
3. Incorporar tecnología de identificación avanzada
La adopción de etiquetas con códigos de barras, QR o tecnología RFID incrementa la precisión durante las tomas físicas y reduce el tiempo de conteo.
4. Implementar un programa de auditorías cíclicas
Más allá del inventario anual, realizar verificaciones periódicas (por zonas o categorías) ayuda a mantener la información actualizada y detectar a tiempo cualquier diferencia.
5. Fomentar la corresponsabilidad interna
Asignar responsables por áreas o custodios de activos refuerza la trazabilidad y el sentido de pertenencia. Cada colaborador debe entender que la gestión de activos no es solo un tema contable, sino una responsabilidad compartida.
